Data Processing Agreement (DPA)
Version 1.0 — 21 October 2026 · under Article 28 GDPR
This agreement governs how PartyBooth AI processes, on behalf of the Operator, the images of the people photographed at the Operator's events. It supplements the Terms of Service and License Agreement and the Privacy Policy, and it is accepted together with the Terms when the license is activated. If the Terms and this agreement conflict on processing on behalf of the Operator, this agreement prevails.
1. Parties and roles
- Controller: the Operator (photographer, photo booth company or event company) who uses PartyBooth AI and decides why and how guests' photos are processed.
- Processor: Gian Marco Elti di Rodeano, sole proprietorship, VAT IT07626701002, Loc. Piana Sant'Angelo, 66050 San Salvo (CH), Italy ("PartyBooth AI"), who processes the photos only on behalf of the Operator.
2. Subject, duration, nature and purpose
| Subject | AI effects and background change on photos chosen at the booth; texts of the AI Frame written from the photo and the event description; delivery of photos and videos to guests via QR code; live projection of the event photos on a screen, when the Operator turns it on. Shooting, framing, printing and the event archive run locally on the Operator's PC and are not processed by PartyBooth AI. |
|---|
| Duration | For the term of the license; each image only for the time set out in §7. |
|---|
| Nature | Automated image processing and temporary storage for delivery and projection. |
|---|
| Purpose | Delivering the features of the software that the Operator uses at the event. |
|---|
| Types of data | Images of faces (common data: PartyBooth AI detects faces to frame them, it does not identify people); AI-generated images and texts; event name, and the Operator's name and logo shown on the guest page and on the projection screen. |
|---|
| Data subjects | Guests photographed at the Operator's events, including minors. |
|---|
3. Instructions
PartyBooth AI processes the data only on the Operator's documented instructions. Using the software according to its documentation is a documented instruction. PartyBooth AI informs the Operator if, in its opinion, an instruction infringes data protection law.
4. Confidentiality
Persons authorised to process the data are bound by an appropriate duty of confidentiality.
5. Security (Article 32 GDPR)
- Images are sent over encrypted connections (TLS).
- Photos stay on the Operator's PC; they reach our services only when the Operator uses an AI feature, QR delivery or the live projection.
- The projection page is protected by a 6-digit PIN with a limit on attempts and is not indexed by search engines.
- Images are never used to train AI models.
- Access to systems is restricted to the processor.
6. Sub-processors
The Operator authorises PartyBooth AI to engage the sub-processors below. PartyBooth AI binds them to data protection obligations equivalent to this agreement and remains responsible for them. PartyBooth AI informs the Operator by email in advance of any change, giving the Operator the opportunity to object.
| Sub-processor | Activity | Location |
|---|
| Cloudflare, Inc. | Hosting, AI request handling, temporary storage for QR delivery and projection | USA / global network |
| Aruba S.p.A. | Application servers and database (licenses, guest page); no guest images stored | Italy |
| Google LLC (Gemini) | AI image effects | USA |
| fal.ai Inc., and through it OpenAI and xAI for the effects that use their models | AI image effects | USA |
| Replicate, Inc. | AI image effects | USA |
| Anthropic PBC | Texts of the AI Frame | USA |
7. Deletion
- AI processing: the image passes through the providers only for the seconds of processing, except for any temporary retention under the providers' own policies.
- QR delivery: the file stays available while the link is valid, 6 hours by default, and is then deleted.
- Live projection: photos are deleted when the projection ends or the program is closed, at the latest within two days if the program closes abnormally; with the QR option on, they stay 6 hours. The event name and the Operator's name and logo are deleted after 7 days.
On request, PartyBooth AI confirms the deletion in writing.
8. Assistance
Taking into account the nature of the processing, PartyBooth AI assists the Operator in answering data subject requests (Articles 15–22 GDPR) and with security, breach notification and impact assessments (Articles 32–36 GDPR). Because images are deleted quickly, most requests are handled by the Operator, who keeps the photos on their own PC.
9. Personal data breaches
PartyBooth AI notifies the Operator without undue delay after becoming aware of a personal data breach affecting the images processed on its behalf, with the information the Operator needs to inform the supervisory authority and the data subjects.
10. Transfers outside the EU
Where a sub-processor processes data outside the European Economic Area, the transfer relies on the European Commission's Standard Contractual Clauses or another adequate safeguard (Articles 44 et seq. GDPR), such as the EU-US Data Privacy Framework for certified companies.
11. Audits
PartyBooth AI makes available the information needed to demonstrate compliance with Article 28 GDPR and allows audits by the Operator or a mandated auditor, with reasonable notice and respecting confidentiality.
12. Minors and guest information
Informing guests, displaying a notice at the event and, for minors, obtaining the consent of whoever has parental responsibility are the Operator's duties as Controller. PartyBooth AI processes such images with the same safeguards as §5.
13. Governing law
Italian law applies; for business-to-business disputes the court of Vasto (CH) has jurisdiction. This agreement is drafted in Italian; the Italian version prevails for Operators established in the European Union and the English version for those established outside it.
Accordo sul trattamento dei dati (DPA)
Versione 1.0 — 21 ottobre 2026 · ai sensi dell'art. 28 GDPR
Questo accordo disciplina il trattamento, da parte di PartyBooth AI e per conto dell'Operatore, delle immagini delle persone fotografate agli eventi dell'Operatore. Integra i Termini di servizio e il Contratto di licenza e la Privacy Policy, e si accetta insieme ai Termini all'attivazione della licenza. In caso di conflitto con i Termini sul trattamento per conto dell'Operatore, prevale il presente accordo.
1. Le Parti e i ruoli
- Titolare del trattamento: l'Operatore (fotografo, noleggiatore di photobooth o società di eventi) che usa PartyBooth AI e decide finalità e mezzi del trattamento delle foto degli ospiti.
- Responsabile del trattamento: Gian Marco Elti di Rodeano, ditta individuale, P.IVA 07626701002, Loc. Piana Sant'Angelo, 66050 San Salvo (CH), Italia ("PartyBooth AI"), che tratta le foto esclusivamente per conto dell'Operatore.
2. Oggetto, durata, natura e finalità
| Oggetto | Effetti AI e cambio sfondo sulle foto scelte alla postazione; testi della Cornice AI scritti a partire dalla foto e dalla descrizione dell'evento; consegna di foto e video agli ospiti tramite QR; proiezione delle foto dell'evento su uno schermo, se l'Operatore la attiva. Scatto, cornice, stampa e archivio dell'evento avvengono in locale sul PC dell'Operatore e non comportano trattamento da parte di PartyBooth AI. |
|---|
| Durata | Per la durata della licenza; ogni immagine solo per i tempi del §7. |
|---|
| Natura | Elaborazione automatizzata delle immagini e archiviazione temporanea per consegna e proiezione. |
|---|
| Finalità | Fornire le funzioni del software che l'Operatore usa all'evento. |
|---|
| Tipi di dati | Immagini del volto (dati comuni: PartyBooth AI rileva i volti per inquadrarli, non identifica le persone); immagini e testi generati dall'AI; nome dell'evento, nome e logo dell'Operatore mostrati sulla pagina degli ospiti e sullo schermo della proiezione. |
|---|
| Interessati | Gli ospiti fotografati agli eventi dell'Operatore, inclusi eventuali minori. |
|---|
3. Istruzioni del Titolare
PartyBooth AI tratta i dati solo su istruzioni documentate dell'Operatore. L'uso del software secondo la sua documentazione costituisce istruzione documentata. PartyBooth AI informa l'Operatore se, a suo parere, un'istruzione viola la normativa sulla protezione dei dati.
4. Riservatezza
Le persone autorizzate al trattamento sono vincolate a un adeguato obbligo di riservatezza.
5. Sicurezza (art. 32 GDPR)
- Le immagini viaggiano su connessioni cifrate (TLS).
- Le foto restano sul PC dell'Operatore; raggiungono i nostri servizi solo quando l'Operatore usa una funzione AI, la consegna via QR o la proiezione in sala.
- La pagina della proiezione è protetta da un PIN di 6 cifre con un limite ai tentativi e non è indicizzata dai motori di ricerca.
- Le immagini non vengono mai usate per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
- L'accesso ai sistemi è riservato al Responsabile.
6. Sub-responsabili
L'Operatore autorizza PartyBooth AI ad avvalersi dei sub-responsabili elencati. PartyBooth AI impone loro obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli del presente accordo e resta responsabile del loro operato. PartyBooth AI comunica in anticipo via email ogni modifica, dando all'Operatore la possibilità di opporsi.
| Sub-responsabile | Attività | Sede |
|---|
| Cloudflare, Inc. | Hosting, gestione delle richieste AI, archiviazione temporanea per consegna QR e proiezione | USA / rete globale |
| Aruba S.p.A. | Server applicativi e database (licenze, pagina degli ospiti); nessuna immagine degli ospiti conservata | Italia |
| Google LLC (Gemini) | Effetti AI sulle immagini | USA |
| fal.ai Inc. e, tramite fal.ai, OpenAI e xAI per gli effetti che usano i loro modelli | Effetti AI sulle immagini | USA |
| Replicate, Inc. | Effetti AI sulle immagini | USA |
| Anthropic PBC | Testi della Cornice AI | USA |
7. Cancellazione
- Elaborazione AI: l'immagine passa dai fornitori solo per i secondi dell'elaborazione, salvo l'eventuale conservazione temporanea prevista dalle loro politiche.
- Consegna via QR: il file resta disponibile per la durata del link, 6 ore come impostazione predefinita, e poi viene cancellato.
- Proiezione in sala: le foto vengono cancellate quando la proiezione termina o il programma viene chiuso, al più tardi entro due giorni se il programma si chiude in modo anomalo; con l'opzione QR attiva restano 6 ore. Il nome dell'evento e il nome e il logo dell'Operatore vengono cancellati dopo 7 giorni.
Su richiesta, PartyBooth AI conferma per iscritto l'avvenuta cancellazione.
8. Assistenza al Titolare
Tenuto conto della natura del trattamento, PartyBooth AI assiste l'Operatore nel rispondere alle richieste degli interessati (artt. 15–22 GDPR) e negli obblighi di sicurezza, notifica delle violazioni e valutazione d'impatto (artt. 32–36 GDPR). Poiché le immagini sono cancellate in tempi brevi, gran parte delle richieste la gestisce l'Operatore, che conserva le foto sul proprio PC.
9. Violazioni dei dati
PartyBooth AI informa l'Operatore senza ingiustificato ritardo dopo essere venuto a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguardi le immagini trattate per suo conto, con le informazioni utili agli adempimenti dell'Operatore verso il Garante e gli interessati.
10. Trasferimenti extra-UE
Quando un sub-responsabile tratta dati fuori dallo Spazio Economico Europeo, il trasferimento avviene sulla base delle Clausole Contrattuali Standard della Commissione Europea o di altra garanzia adeguata (artt. 44 e ss. GDPR), come il Data Privacy Framework UE-USA per le aziende certificate.
11. Audit
PartyBooth AI mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell'art. 28 GDPR e consente verifiche da parte dell'Operatore o di un suo incaricato, con ragionevole preavviso e nel rispetto della riservatezza.
12. Minori e informativa agli ospiti
Informare gli ospiti, esporre un'informativa all'evento e, per i minori, raccogliere il consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale spettano all'Operatore in qualità di Titolare. PartyBooth AI tratta tali immagini con le stesse cautele del §5.
13. Legge applicabile
Si applica la legge italiana; per le controversie tra professionisti è competente il foro di Vasto (CH). Il presente accordo è redatto in italiano: prevale la versione italiana per gli Operatori stabiliti nell'Unione Europea e la versione inglese per quelli stabiliti fuori dall'Unione Europea.
L'Operatore che ha bisogno di una copia firmata su carta intestata può richiederla a
privacy@partybooth.ai.
